Änderungen bei AU-Bescheinigungen Ihrer Arbeitnehmer ab 2023 (eAU)

Hintergrund

Bisher wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten oder Krankenhäusern in Papierform erstellt. Diese Bescheinigung bestätigt, dass der Arbeitnehmer wegen einer festgestellten Erkrankung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist, wenn nicht abweichend vertraglich vereinbart, spätestens am 4. Tag der Erkrankung dem Arbeitgeber vorzulegen.

Ab dem 1.1.2023 werden für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ("gelbe Zettel") nicht mehr auf Papier für den Arbeitgeber oder die Krankenkasse ausgestellt. Die Ärzte übermitteln die Daten zur Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkassen. Der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle ruft die Daten wiederum bei den Krankenkassen ab.

Verpflichtendes Verfahren ab 2023

Ab 1.1.2023 muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bei den Krankenkassen elektronisch abgerufen werden. Das Verfahren war im Jahr 2022 optional und ist ab 2023 verpflichtend. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle.

Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich dem Arbeitgenber mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).

Bitte teilen Sie als Arbeitgeber uns die Arbeitsunfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter rechtzeitig zur Lohnabrechnung mit. Der Zeitraum zwischen Abruf und Rückmeldung der eAU kann im Durchschnitt 3 - 4 und maximal 14 Tage dauern. Wenn Sie die Rückmeldung der Krankenkasse noch vor der Lohnabrechnung wünschen (Berücksichtigung im Erstattungsverfahren U1), ist daher eine frühzeitige Information über die Krankmeldungen durch den Arbeitgeber notwendig.

Mögliches Vorgehen

Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, fordern wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung.

Ob ein paralleler Abruf durch den Arbeitgeber über sv-net oder sein zertifiziertes Zeitwirtschaftssystem möglich ist, konnten wir bisher nicht klären.

NEU: Seit 6. Februar 2023 stellen wir die OnlineApp Personaldaten online in DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Hier können Arbeitgeber die eAU ihrer Arbeitnehmer abrufen. Die rückgemeldeten Daten der Krankenkassen können von Ihnen hier eingesehen werden. Außerdem stehen die rückgemeldeten Daten automatisch in unserer Lohnabrechnungssoftware bereit, so dass wir Erstattungsanträge zur U1 bearbeiten oder bei längerdauernder Erkrankung das Ende der Entgeltfortzahlung nach 6 Wochen überwachen können. Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Hilfe Video.

Auch gringfügig und kurzfristig Beschäftigte

Das Verfahren gilt auch für Minjobs und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigen wir ab sofort immer die gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.

Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind

• Privat versicherte Beschäftigte,
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• sonstige AU-Bescheinigungen - wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot

In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.

Bitte informieren Sie Ihre Arbeitnehmer über das neue System und ihre weiterhin bestehenden Informationspflichten bei Arbeitsunfähigkeit.