eRechnung für Unternehmen

Das Format muss einer EU-Norm entsprechen. Ausnahmen für bestimmte Formate können gemacht werden, sofern die erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form vorliegen. Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung als rein maschinenlesbares Format und ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge lesbaren PDF-Rechnung darstellt. Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.

Eine reine PDF-Rechnung ist ab 01.01.2025 keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Grundsätzlich gelten für die eRechnung die gleichen Anforderungen wie für die bisherigen Rechnungen. Für eine eRechnung ist zusätzlich folgendes erforderlich:

• Eine Software, die die ordnungsmäßige Einhaltung einschlägiger Normen gewährleistet (z. B. CEN-Norm EN 16931) für Erstellung, Empfang und Verarbeitung der eRechnung.
• Eine zentrale oder dezentrale Lösung, über die die Rechnungsstellung erfolgt. Banken oder Dienstleister wie DATEV, Sage oder Lexware bieten entsprechende Lösungen an.
• Die Bereitschaft von allen am Rechnungsprozess Beteiligten, das eRechnungs-Verfahren anzuwenden.

Viele öffentliche Verwaltungen (wie Bund und einige Länder) sowie einige große Unternehmen fordern schon heute das eRechnungs-Verfahren

• Kosten und Zeit sparen (z. B. verkürzte Durchlaufzeiten, Einsparen von Papier und Porto, alles digital in einem System, automatisierte Verarbeitung)

• bessere Zuverlässigkeit und Verarbeitung (z. B. ortsunabhängige Rechnungsstellung, schneller elektronischer Versand und Empfang von Rechnungen, Archivierung, Standardisierung durch vorgegebene Formate)
• effizientere Workflows (z. B. vereinfachte Rechnungsstellung und Bearbeitung, pünktlichere Zahlung, Validierung von Rechnungen, bessere Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit, vereinfachte Freigabeverfahren)
• umweltfreundlich durch Ressourcenschonung (z. B. Verminderung des CO₂-Ausstoßes bei Druck, Kopie und Transport)
• verlässliche Prüfung und Kontrolle (z. B. einfachere, fehlerreduzierte Rechnungsprüfung, automatisches Finanz-Controlling, verlässliches Umsatzsteuerverfahren und belegmäßige Verbuchung, effizientere Abläufe mit der Steuerberatung)
• Vorbereitung auf zukünftige gesetzliche Anforderungen (siehe nächster Punkt).

Betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit wird definiert durch Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland. Bei der inländischen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens muss im Inland ein Teil der Umsätze von der Betriebsstätte aus realisiert werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, steuerlichen Rat einzuholen.

Nach derzeitigem Kenntnisstand betrifft dies z.B. auch Vermieter, Ärzte und PV-Anlagenbetreiber. Es sind noch nicht sämtliche Einzelfragen geklärt, evtl. gibt es noch einen weiteren Zeitaufschub. Es wird noch eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) erwartet. Der Entwurf des BMF-Schreibens wurde mit Datum vom 13. Juni 2024 veröffentlicht.

Ebenfalls ist der Versand von eRechnungen grundsätzlich für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Hierbei gibt es Übergangsregelungen, die wir im nächsten Punkt unten zusammengefasst haben.

Keine eRechnungspflicht gibt es im B2B-Bereich grundsätzlich für nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise. Für das Privatkundengeschäft (B2C) ist derzeit keine eRechnungspflicht geplant.

Wer seiner Verpflichtung zur Teilnahme am eRechnungsverkehr nicht wie vorgeschrieben oder zu spät nachkommt, riskiert unter Umständen steuerliche Nachteile und auch Bußgelder von bis zu 5.000 €.

01.01.2025 - 31.12.2026

• Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027 - 31.12.2027

• Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen oder - mit Zustimmung des Rechnungsempfängers - ein anderes elektronisches Rechnungsformat, sogenannte „sonstige Rechnungen“, die nicht der EN 16931 entsprechen (PDF etc.), versenden. Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

ab 01.01.2028

• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich eRechnungen auch versenden können.

Wer zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2027 noch keine eRechnung nutzt, aber ein anderes digitales Format wie z.B. die Rechnung im PDF-Format versendet, benötigt die Zustimmung des Empfängers.